Wat kan ik hier?
Beheren van e-mailadressen en domeinen vanaf waar faxen verstuurd mogen worden.
Velden
- Email-to-fax account: selecteer hier het email-to-fax-account waaraan dit e-mailadres gekoppeld moet worden.
- E-mailadres: voer hier je e-mailadres in waar je de faxen vanaf verstuurt, bijvoorbeeld mijnnaam@mijnbedrijf.nl. Het is ook mogelijk om een zogeheten wildcard e-mailadres op te geven, bijvoorbeeld *@mijnbedrijf.nl. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden; zie het kopje "Wildcard e-mailadressen" hieronder. Wanneer je dit wilt doen, wordt er een extra veld zichtbaar:
- Stuur activatie-e-mail naar: dit veld is alleen zichtbaar als je bij het e-mailadres veld een wildcard e-mailadres hebt ingevoerd. Er wordt een e-mail gestuurd naar het adres dat hier is ingevoerd, waarin een link staat waarmee het wildcard e-mailadres geactiveerd kan worden.
- Voeg body bij: behalve het versturen van bijgevoegde pdf's als fax, is het ook mogelijk om het e-mailbericht zelf te faxen. Als dit veld is aangevinkt, zal het e-mailbericht voor eventuele bijgevoegde pdf's geplaatst worden en samengevoegd worden tot 1 faxbericht. Als je geen pdf's bijvoegt, dan zal het faxbericht gelijk zijn aan het e-mailbericht. Eventuele opmaak en ingevoegde afbeeldingen worden hierbij ook meegenomen.
- Verstuur gevalideerd: Faxberichten kunnen gevalideerd of ongevalideerd verstuurd worden. Met dit veld wordt aangegeven of er vanaf dit e-mailadres gevalideerd gefaxt moet worden of niet. Dit houdt het volgende in:
- Ongevalideerd:
- Henk met e-mailadres henk@gmail.com stuurt een e-mail naar fax@versturen.nu **# de fax wordt verstuurd.
- Gevalideerd:
- Henk met henk@gmail.com stuurt een e-mail naar fax@versturen.nu
- het systeem stuurt een e-mail naar henk@gmail.com met daarin een link en de vraag of het kopt dat hij een fax wil verzenden
- Henk opent zijn e-mail en klikt op de link
- de fax wordt verstuurd.
- Ongevalideerd:
Wij adviseren je gebruik te maken van gevalideerd faxen. Het is een extra stap, maar het is de meest veilige manier van het verzenden van faxen via e-mail.
Wildcard e-mailadressen / Domeinen
Toevoegen van een domein
Als iedereen van je organisatie gebruik mag maken van de email2fax, is het handig om het e-maildomein van je organisatie te koppelen aan de email2fax-account, in plaats van alle e-mailadressen afzonderlijk. Dit is mogelijk door bij het toevoegen van een e-mailadres een * te gebruiken, zoals bijvoorbeeld *@mijnbedrijf.nl. Dit is een wildcard e-mailadres. We noemen het nu een domein. Iedereen die een e-mailadres heeft dat eindigt op @mijnbedrijf.nl kan dan gebruik maken van email2fax.
Validatie via email
Als je een domein toevoegt, dan moet je daarbij een e-mailadres opgeven waarnaar een e-mail wordt gestuurd waarin een link staat waarmee het wildcard e-mailadres wordt geactiveerd. Nadat je op deze link hebt geklikt zijn we er echter nog niet! Het domein moet ook nog goedgekeurd worden door een systeembeheerder. Deze systeembeheerder krijgt een e-mail op het moment dat je op de activatielink hebt geklikt. Zodra de systeembeheerder het domein heeft goedgekeurd is in de lijst van e-mailadressen te zien dat het domein geactiveerd is. Vanaf dat moment kun je faxen versturen vanaf dat domein.
Verboden domeinen
Een aantal domeinen zijn 'verboden', bijvoorbeeld *@gmail.com en *@hotmail.com (een gewoon gmail- of hotmail-adres mag uiteraard wel, maar geen wildcard e-mailadres!). Deze domeinen kunnen namelijk door iedereen gebruikt worden, ook buiten je eigen organisatie. Anderen zouden dan op jouw kosten kunnen faxen, en dit moet voorkomen worden. Dit is dan ook de reden dat een domein eerst goedgekeurd moet worden door een systeembeheerder voordat het domein geactiveerd wordt.
Voorbeeld: screenshot met wildcard domein
Hieronder een screenshot van het toevoegen van een email domein waarbij gevalideerd wordt gefaxt en de inhoud van een email bericht als eerste pagina wordt gebruikt.
